Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière : du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l’année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

09100-Financement

Documents relatifs aux moyens par lesquels l’UdeM se procure des fonds : campagne de souscription, d’émission d’obligation, de placement, de dons, etc.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour le financement de la recherche : 03200-Financement de la recherche
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

09110-Subventions

Documents relatifs à toutes les subventions accordées à l'UdeM, incluant les subventions de fonctionnement du gouvernement provincial.

Contenu : règles budgétaires, modalités de répartition des subventions, contrats de performance, documents de préparation, détails des subventions accordées et autres.

Renvoi(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les subventions de recherche : 03510-Contrats et subventions.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de la gestion financière d'une subvention

Actif : 2 ans après la fermeture du dossier

Semi-actif : 8 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les pièces justificatives reliées à l'utilisation de la subvention, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associées à la série 09320-Dépenses.
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents relatifs aux subventions de fonctionnement accordées à l'UdeM par le gouvernement provincial.

Éliminer les documents relatifs aux autres subventions et les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

09120-Campagnes de souscription

Documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des campagnes de souscription organisées par l'UdeM.

Contenu : recrutement des solliciteurs, registre des donateurs, rapports financiers des campagnes de souscription, documents comptables afférents aux donations (listes des reçus de charité, listes des prélèvements bancaires, listes des déductions sur paies et autres).
Principal
Détenteur(s) : Bureau du développement et des relations avec les diplômés et autres unités responsables de campagnes de souscription

Actif : 2 ans après le dernier don enregistré ou tant que les documents peuvent être utilisés pour une campagne de souscription subséquente (ex. : selon la périodicité des anniversaires de promotion)*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de la campagne de souscription*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents récapitulatifs témoignant de l'organisation et du fonctionnement des campagnes de souscription, les rapports illustrant les résultats obtenus et les registres de donateurs.

Éliminer les documents de support : recrutement des solliciteurs, listes et rapports comptables et autres (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

09130-Fondations, dotations

Documents relatifs à la gestion courante des fonds de dotation et de souscription administrés par l'UdeM.

Contenu : correspondance, documents financiers et autres concernant la constitution, le placement et l’utilisation des montants d’argent donnés à l'UdeM par des individus ou des organismes à des fins générales ou spécifiques (chaires, fonds spéciaux et autres).
Principal
Détenteur(s) : Bureau du développement et des relations avec les diplômés, Direction des finances et autres unités responsables de fondation ou dotation

Actif : 2 ans après la fin de l'utilisation du fonds*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de l'utilisation du fonds*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les informations générales sur la nature et l'évolution financière de chaque fonds (création, objectifs, fiches récapitulatives, tableaux financiers permettant de suivre l'évolution financière et la composition du portefeuille de chaque fonds).

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Remarque(s)
Aucun numéro de carte de paiement ne doit être enregistré sur une plateforme de stockage de l'UdeM.

09140-Emprunts, placements et garanties

Documents relatifs à la gestion des emprunts, placements et garanties, dont les marges de crédit, contrats de prêt à terme, emprunts hypothécaires, contrats de change à terme, contrats de swap, émission d’obligations ou de débentures, certificats d’action, dépôts à terme, certificats de placement ou de dépôt.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les quittances : 06330-Procédures judiciaires
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après l'échéance de l'emprunt ou du placement dont atteste le document, puis éliminer (voir la colonne Sécurité).

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives historiques les emprunts et les placements de nature exceptionnelle pour l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives