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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière : du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l’année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

09200-Budgets

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l'UdeM et de ses unités.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

09210-Fonds de fonctionnement

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds de fonctionnement (fonds courant) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

Contenu : documents d'élaboration du budget, calculs, réalisations estimées, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de budgets

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets : documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09220-Fonds des immobilisations

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi du fonds des immobilisations (budget d’immobilisation - anciennement budget d'investissement ou budget MAO) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

Contenu : documents d'élaboration du budget, calculs, demandes au Comité du budget, plans budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de budgets

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets : documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09230-Fonds avec restrictions

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds avec restrictions (fonds de recherche, fonds spéciaux) de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

Contenu : documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de budgets

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets : documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09240-Fonds de dotation et de souscription

Documents relatifs à la planification, au contrôle et au suivi des fonds de dotation et de souscription de l'UdeM et de ses unités, à la gestion du cadre budgétaire, aux règles budgétaires, aux prévisions et demandes budgétaires, aux plans budgétaires périodiques, aux budgets approuvés, aux plans de redressement ou d’équilibre budgétaire et autres.

Contenu : documents d'élaboration du budget, calculs, rapports budgétaires (rapports Synchro), bilans et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de budgets

Actif : 2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant que les documents sont nécessaires au suivi des activités courantes*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les plans budgétaires, les plans quinquennaux d'investissement, la version officielle des budgets approuvés, la réponse du Comité du budget pour chaque unité, l'état global des dépenses à la fin de l'année budgétaire et les relevés budgétaires détaillés (si un rapport cumulatif existe, seul le dernier relevé de l'année financière est à conserver).

Éliminer les documents de support à la préparation et au suivi des budgets : documents d'élaboration, réalisations estimées, calculs, demandes et modifications budgétaires, rapports budgétaires sommaires, rapports et relevés budgétaires périodiques (bilans, états sommaires des revenus et dépenses, état des surplus et déficits, analyse des écarts, sommaire des virements et budgets additionnels, rapport de dépenses d'investissement) et autres (voir la colonne Sécurité).
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