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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière : du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l’année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

09300-Comptabilité

Documents relatifs aux opérations comptables (contrôle, dépenses, revenus, opérations bancaires, impôts et taxes, comptes étudiants), ainsi que l’information pouvant servir à l’administration de la comptabilité.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

09310-Dossier de gestion (comptabilité)

Documents relatifs à la gestion du système comptable de l'UdeM.

Contenu : charte comptable, grand livre, journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements), journal général, journal des achats, listes de contrôle et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et autres unités responsables de la comptabilité

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives le grand livre général ou son équivalent, le plan comptable, le journal de caisse ou de trésorerie (encaissements et décaissements) et les écritures de journal (journal général) sauf si l'information équivalente se retrouve au grand livre général.

Éliminer les documents de support utilisés pour assurer la gestion du système comptable (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09310-Dossier de gestion (comptabilité)

État des comptes et relevé comptable
Documents sur lesquels figure la transcription des mouvements enregistrés dans un compte, de manière à faire ressortir son solde.

Contenu : états des comptes et relevés comptables de tous les fonds.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 1 an

Semi-actif : 4 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09320-Dépenses

Documents relatifs à la gestion des comptes à payer et au contrôle des dépenses de l'UdeM.

Contenu : factures, réquisitions de paiement, commandes, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures), cartes d'achat, chèques (encaissés, annulés, retournés, sans provision, copies de chèques), documents relatifs à l’administration de la petite caisse (rapport et bon de petite caisse); documents relatifs au remboursement des frais de voyage, de représentation, de réception, de déplacements (reçus ou frais de subsistance); honoraires, bourses, droits d'auteur et autres pièces justificatives.

Renvoi(s)
Pour l’administration de la paie des employés : 09400-Gestion de la paie

Classer par compte budgétaire
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et unités décentralisées

Actif : 1 an

Semi-actif : 9 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : copies de chèques personnels.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

09330-Revenus

Documents relatifs à la gestion des comptes à recevoir et au contrôle des revenus de l'UdeM (revenus généraux, placements, commandites, ventes de services et autres).

Contenu : reçus, factures, transactions internes (transactions interdépartementales, feuilles de remises, factures) et autres pièces justificatives.

Renvoi(s)
Pour les comptes étudiants : 09360-Comptes étudiants

Classer par compte budgétaire
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances et unités décentralisées

Actif : 1 an

Semi-actif : 9 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : copies de chèques personnels.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

09340-Opérations bancaires

Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l'UdeM.

Contenu : états de compte, conciliations bancaires, bordereaux de dépôts, état des liquidités, chèques payés, contrats de services bancaires et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : copies de chèques personnels.

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

09350-Impôts et taxes

Documents relatifs aux impôts et taxes des divers niveaux de gouvernements.

Contenu : relevés de taxation, rapports de déclaration ou de récupération des versements de taxe de vente et de taxe sur les produits et services, remise de la taxe d’accise, documents liés à l’émission des reçus de charité (incluant le numéro d’enregistrement) et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

09360-Comptes étudiants

Documents relatifs au contrôle de la facturation, de la perception et de la gestion des frais de scolarité et des autres frais payables par les étudiants de l'UdeM.

Contenu : relevés des comptes étudiants, documents liés à la facturation des étudiants, au paiement et au recouvrement des frais de scolarité, à l’émission des reçus de scolarité fournis aux étudiants pour fins d’impôt et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans après le paiement du compte ou la fermeture du dossier de recouvrement*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les listes de contrôle et autres documents de travail utilisés pour assurer le suivi des activités doivent être éliminés après 1 an ou dès qu'ils ne sont plus nécessaires au suivi (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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