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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

Calculer la durée de conservation en fonction de l'année financière : du 1er mai au 30 avril à partir de 2011 et du 1er juin au 31 mai jusqu'en 2010. Sauf indication contraire, l’année courante ne compte pas dans le calcul de la durée de conservation.

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

09400-Gestion de la paie

Documents relatifs à l’administration de la paie des employés de l'UdeM.

Contenu : feuillets fiscaux (T4, TP4), rapport périodique des heures de travail et des salaires payés, journal ou registre de paie, documents relatifs aux déductions salariales, à l’autorisation de prélèvements sur le salaire, à l’émission des relevés d’emploi et autres.

Renvoi(s)
Pour les feuilles de temps : 08710-Horaires de travail
Pour les rapports de la banque maladie : 08820-Absences et congés
Pour la rémunération et les échelles de salaire en vigueur à l'UdeM : 08720-Rémunération
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Remarque(s)
Utiliser les durées de conservation associées aux règles de la Direction des finances : voir les lignes suivantes.

Pour les documents non couverts par ces règles, les conserver tant qu'ils sont en vigueur.
Utiliser les modes de disposition associés aux règles de la Direction des finances : voir les lignes suivantes.

Pour les documents non couverts par ces règles, les déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier) lorsqu'ils ne sont plus d'utilité courante.
Utiliser les règles de sécurité associées aux règles de la Direction des finances : voir les lignes suivantes.

09400-Gestion de la paie

Avis au requérant
Formulaire PERF-48 servant d'avis de rejet de rémunération particulière.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 1 an

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09400-Gestion de la paie

Journal des chèques
Journal comptable relatif aux chèques de salaires accordés au personnel de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 1 an

Semi-actif : 7 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

09400-Gestion de la paie

Journal-salaires
Journal comptable relatif aux salaires accordés au personnel de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : Direction des finances

Actif : 1 an

Semi-actif : 7 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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