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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

10100-Immeubles et terrains

Documents relatifs à la gestion des immeubles et des terrains de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

10110-Dossier de gestion (immeubles et terrains)

Documents relatifs à la description, à l’inventaire et à l’évaluation des immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

Contenu : plans de localisation et inventaire des ressources immobilières, description physique, protection des biens culturels immobiliers, évaluation municipale, liste des installations sportives et autres ressources physiques.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les inventaires fournissant un portrait de la situation annuelle des ressources immobilières de l'UdeM (immeubles, terrains, locaux et autres) ainsi que les documents officiels liés à la protection des biens culturels immobiliers détenus par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

10120-Aménagement des espaces

Documents relatifs à la construction d’édifices, aux projets d’aménagement, aux activités de déménagement et à la signalisation des espaces de l'UdeM.

Contenu : permis de construction, cahiers des charges, soumissions, plans et devis, contrats et documents afférents, assurances spécifiques aux projets de construction et d’aménagement, certificats d’arpenteur et d’architecte, bail, correspondance, procès-verbaux des réunions de chantier, documents comptables, dossiers de contrôle des déménagements, de la signalisation et autres.

Classer par projet

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes (incluant les baux) : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'aménagement des espaces

Actif : jusqu'à la fermeture du projet (c.-à-d. la fin des travaux et jusqu'à ce que tous les paiements relatifs au projet aient été effectués)*

Semi-actif : 10 ans après la date où l'UdeM cesse d'être propriétaire de l'immeuble (les documents liés aux projets d'aménagement mineurs, aux déménagements et à la signalisation doivent être éliminés après 10 ans) (voir la colonne Sécurité)

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du projet (c.-à-d. la fin des travaux et jusqu'à ce que tous les paiements relatifs au projet aient été effectués)*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les soumissions non retenues doivent être éliminées après 3 ans (voir la colonne Sécurité).

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes (incluant les baux), utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative des travaux de construction et de transformations majeures des ressources immobilières de l'UdeM (soumissions retenues, cahiers des charges, plans et devis, contrats et documents afférents, certificats d'arpenteur et d'architecte et autres).

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique modérée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : permis, assurances, baux, soumissions, certificats, suivis de projets.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10130-Utilisation des espaces

Documents relatifs à l’utilisation, l’attribution, la répartition, la location et la réservation des espaces de l'UdeM (bâtiments, terrains et locaux) à des fins d’enseignement, de recherche, de création ou pour la tenue d’activités sociales ou culturelles, de congrès, colloques, conférences et autres.

Contenu : liste des locaux, liste des cours ou événements par locaux, gestion des tableaux d’affichage, formulaires de réservation, identification des usagers, demandes d’assignation, horaires d’occupation, contrats de location de salles de cours, salles de spectacles, laboratoires et autres.

Renvoi(s)
Pour l’exploitation (réservation, utilisation) des installations sportives : 05310-Dossier de gestion (Services sportifs)
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'utilisation des espaces

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10140-Entretien et réparation

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation des biens immobiliers de l'UdeM (entretien général des immeubles, locaux et terrains, conciergerie, entretien des systèmes techniques de chauffage, plomberie, électricité, climatisation et autres).

Contenu : réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'entretien et la réparation de ressources immobilières

Actif : jusqu'à la fin des travaux d'entretien et de réparation (les soumissions non retenues, réquisitions et autres documents de support doivent être éliminés après 3 ans) (voir la colonne Sécurité)

Semi-actif : 10 ans après la date où l'UdeM cesse d'être propriétaire de l'immeuble ou tant qu'elle en est locataire (les documents liés aux travaux d'entretien et de réparation mineurs doivent être éliminés après 10 ans) (voir la colonne Sécurité)

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10150-Eau, électricité, chauffage

Documents relatifs au contrôle de la qualité de l’eau, de la consommation et de l’approvisionnement en ressources énergétiques nécessaires au fonctionnement des systèmes mécaniques et techniques de l'UdeM (électricité, gaz, essence et autres).

Contenu : rapports des pannes d’électricité, demandes d’interruption de courant, rapports d’arrêt de courant, rapports d’analyse du débit et de la qualité de l’eau, tests périodiques du groupe électrogène, relevés de lecture des compteurs de consommation d’électricité, de gaz, d’essence et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles

Actif : 3 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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