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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

10200-Mobiliers et équipements

Documents relatifs au mobilier et aux équipements de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

10210-Dossier de gestion (mobiliers et équipements)

Documents relatifs à la gestion des ressources mobilières (matériel, équipement et fournitures) de l'UdeM.

Contenu : inventaire des biens, justification des achats, analyse des besoins, réquisitions et approbations d’achat ou de services, commandes, soumissions retenues, factures, bons de livraison, liste des locaux de livraison, avis de réception des marchandises, dossiers des fournisseurs et autres.

Renvoi(s)
Pour l'exploitation du matériel et de l’équipement sportif (réservation et prêt) : 05310-Dossier de gestion (Services sportifs)
Pour les comptes à payer : 09320-Dépenses
Pour la gestion du matériel et de l’équipement des activités de prévention et de sécurité : 10350-Équipement de sécurité
Pour la gestion du matériel et de l’équipement audiovisuels et photographiques : 11520-Équipements (Audiovisuel et multimédia)
Pour la gestion du matériel et de l’équipement informatiques : 11620-Équipements (Informatique)
Pour le matériel et l’équipement de télécommunications : 11720-Équipements et systèmes (Télécommunications)
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la gestion des ressources mobilières

Actif : 2 ans après la fin de la transaction ou tant que les documents sont en vigueur (commande complétée, fin des transactions avec un fournisseur, fin de la garantie, mise à jour de l'inventaire des ressources mobilières et autres)

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10220-Utilisation des ressources mobilières

Documents relatifs au contrôle de l’utilisation et de la disposition des ressources mobilières de l'UdeM (prêt, emprunt, location et vente de matériel et d’équipement).
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'utilisation des ressources mobilières

Actif : 2 ans après la fin de la transaction (date de vente, de fin de location ou de retour du matériel prêté)

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10230-Véhicules

Documents relatifs à l’achat, l’inventaire, l’entretien, la réparation, l’immatriculation, la modification et le remplacement des véhicules de l'UdeM (automobiles, camions et autres).
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles

Actif : 1 an à partir du moment où le véhicule est considéré hors d'usage ou n'est plus la propriété de l'UdeM*

Semi-actif : 3 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an à partir du moment où le véhicule est considéré hors d'usage ou n'est plus la propriété de l'UdeM*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents relatifs à l'utilisation des véhicules (consommation d'essence, feuille de route, kilométrage, réservation, journal d'exploitation et autres) doivent être éliminés après 1 an (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

10240-Entretien et réparation

Documents relatifs à l’entretien et à la réparation du matériel et de l’équipement de l'UdeM.

Contenu : réquisitions internes et formulaires de demande d’entretien et de réparation, estimation des coûts, description des travaux, études, bons de travail, rapports d’inspection, programmes d’entretien, dossiers de fournisseurs de services d’entretien, de réparation, d’installation et autres.

Renvoi(s)
Pour l’entretien et la réparation du matériel et de l'équipement audiovisuels et photographiques : 11520-Équipements (Audiovisuel et multimédia)
Pour l’entretien et la réparation du matériel et de l’équipement informatiques : 11620-Équipements (Informatique)
Pour l’entretien et à la réparation du matériel et de l’équipement de télécommunications : 11720-Équipements et systèmes (Télécommunications)
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'entretien et la réparation des ressources mobilières

Actif : jusqu'à la fin des travaux d'entretien et de réparation (les soumissions non retenues, réquisitions et autres documents de support doivent être éliminés après 3 ans) (voir la colonne Sécurité)

Semi-actif : 10 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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