Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

10300-Sécurité

Documents relatifs à la sécurité des personnes et des biens sur le territoire de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour la santé et sécurité de l’ensemble de la communauté universitaire : 05900-Santé et sécurité
Pour la santé et sécurité au travail : 08730-Santé et sécurité au travail
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

10310-Prévention et mesures de sécurité

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des activités de prévention et des mesures de sécurité de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

Contenu : programmes et rapports de gardiennage*, mesures d’urgence, plans et exercices d’évacuation, organisation et formation d’une équipe de secouristes, contrôle des objets perdus et trouvés, des systèmes de sécurité (protection incendie, système d’alarme, surveillance électronique), de la biosécurité et autres.

* Pour les rapports de gardiennage, voir la ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : Direction de la prévention et de la sécurité et autres unités responsables des activités de prévention et mesures de sécurité

Actif : 2 ans ou tant qu'un document, un programme ou un plan est en vigueur

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou tant qu'un document, un programme ou un plan est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives le plan des mesures d'urgence.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10310-Prévention et mesures de sécurité

Rapport de gardiennage
Principal
Détenteur(s) : Direction de la prévention et de la sécurité

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 5 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Conserver les documents papier jusqu'après leur numérisation et l’indexation des documents numérisés, puis éliminer (voir colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10320-Interventions de sécurité

Documents relatifs aux interventions réalisées à la suite d'incidents divers : infraction, crime, vol, acte de vandalisme, accident, déversement de produits dangereux, alerte, déclenchement de système d’alarme (intrusion, incendie) et autres problèmes de sécurité survenus dans les bâtiments, locaux et sur les terrains de l'UdeM (protection des personnes, des biens mobiliers et immobiliers).

Contenu : rapports, dossiers d’enquête, registres des plaintes, des alarmes et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de la sûreté

Actif : 2 ans après l'intervention ou la fermeture du dossier

Semi-actif : 8 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10330-Accès aux édifices et locaux

Documents relatifs au contrôle de l’accès aux immeubles, locaux et terrains de l'UdeM.

Contenu : laissez-passer aux édifices, registres des visiteurs, serrurerie (commandes de clés, registres et étiquettes de contrôle des clés, autorisation à déverrouiller une serrure ou sectionner un cadenas) et autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion des stationnements de l'UdeM : 05680-Stationnement
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles et autres unités responsables de l'accès aux édifices et locaux

Actif : 3 ans ou tant que les documents sont en vigueur (pour le contrôle de la distribution des clés)

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont en vigueur (pour le contrôle de la distribution des clés), puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10340-Produits dangereux

Documents relatifs à l’analyse, l’utilisation, le transport, l’entreposage et la disposition des matières dangereuses utilisées dans les locaux de l'UdeM : matières radioactives (radio-isotopes), substances chimiques, déchets dangereux et autres.
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles - section santé et sécurité au travail

Actif : 2 ans ou jusqu'à la fermeture du dossier*

Semi-actif : 8 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans ou jusqu'à la fermeture du dossier*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les étiquettes de contrôle de radioactivité doivent être éliminées après la compilation des statistiques (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité)

La disposition des documents relatifs à l'acquisition et l'utilisation des matières radioactives peut nécessiter une autorisation préalable des organismes de contrôle de l'énergie atomique.
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10350-Équipements de sécurité

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement utilisés dans le cadre des activités de prévention et de sécurité de l'UdeM.

Contenu : inventaire des équipements, rapports d’inspection d’appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs, prêt d’équipement, distribution des trousses de secourisme et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau de la sûreté et autres unités responsables de l'équipement de sécurité

Actif : 3 ans ou tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
3 ans ou tant que les documents sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique modérée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : rapports d'inspection d'appareils, étiquettes de contrôle des extincteurs.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives