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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

10400-Assurances et réclamations

Documents relatifs aux assurances générales l'UdeM et aux réclamations intentées par ou contre l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les assurances du personnel : 08830-Assurances collectives (Avantages sociaux)
Pour les assurances des étudiants : 05140-Assurances (Services exclusifs aux étudiants)
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

10410-Assurances générales

Documents relatifs aux conventions par lesquelles, moyennant une prime, des assureurs s’engagent à indemniser l’UdeM ou ses unités dans le cas où un incident couvert par une police d’assurance se produit (feu, vol, dommage et autres).

Contenu : proposition d’assurance, contrat d’assurance, documents relatifs aux appels d’offre, au renouvellement des polices d’assurance, aux dossiers réglés et autres.

Renvoi(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les assurances spécifiques aux projets de construction : 10120-Aménagement des espaces
Pour les assurances collectives des employés de l'UdeM : 08830-Dossier de gestion (Assurances collectives)
Principal
Détenteur(s) : Direction des immeubles

Actif : conserver les documents officiels reliés à l'assurance (contrat, avenants et autres) tant que la police est en vigueur. Les documents relatifs aux réclamations sont conservés par l'unité jusqu'au règlement des dossiers.

Semi-actif : 10 ans après l'expiration de la police d'assurance ou jusqu'au règlement complet de toutes les réclamations liées à l'assurance

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'au règlement du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

10420-Réclamations*

Documents relatifs aux réclamations mineures intentées par ou contre l'UdeM concernant le paiement d’une somme d’argent ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages matériels ou corporels, pertes ou vols de matériel, accidents, dommages causés à la propriété et autres. Concerne également les documents relatifs aux réclamations majeures intentées par ou contre l'UdeM (principalement auprès des compagnies d’assurance), concernant le paiement d’une compensation majeure ou l’exécution d’un acte à la suite de dommages importants subis par l’UdeM ou ses unités (vice de construction et autres).

* Pour les réclamations sous la responsabilité de la Division des affaires juridiques et pour les réclamations concernant les vices de construction, voir les deux lignes suivantes.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : réclamations majeures, vices de constrution (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

10420-Réclamations

Réclamations sous la responsabilité de la Division des affaires juridiques
Documents, antérieurs au règlement ou le jugement final, relatifs aux réclamations intentées par et contre l'Université concernant des blessures corporelles, pertes de matériel ou dommages causés à la propriété.
Principal
Détenteur(s) : Division des affaires juridiques

Actif : jusqu'à la fermeture du dossier

Semi-actif : 6 mois

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Verser aux archives les réclamations significatives au point de vue monétaire, juridique et des dommages subis.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

10420-Réclamations

Réclamation concernant des vices de construction
Principal
Détenteur(s) : Division des affaires juridiques

Actif : jusqu'au règlement du dossier

Semi-actif : 30 ans

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Verser aux archives les réclamations significatives au point de vue monétaire, juridique et des dommages subis.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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