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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11100-Documents administratifs

Documents relatifs à la gestion des documents administratifs de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11110-Dossier de gestion (documents administratifs)

Documents relatifs à la gestion et la conservation des documents administratifs de l'UdeM (documents actifs et semi-actifs).

Renvoi(s)
Pour les fonds d’archives historiques : 11400-Fonds d’archives historiques
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11120-Classification

Documents relatifs au développement, à l’implantation et à l’utilisation du système de classification des documents de l'UdeM.

Contenu : guide de classification, procédures d’implantation, dossiers d’information sur l’état des postes de classement, liste des documents administratifs des unités et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version. Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir la colonne Sécurité).

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que le système de classification est en vigueur (ou implanté dans un poste de classement) ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité). Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir la colonne Sécurité).
Tri par l'unité
Verser aux archives le plan de classification des documents administratifs de l'UdeM ou de ses unités (et toutes les mises à jour), le guide de classification et les procédures d'implantation.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11130-Calendrier de conservation

Documents relatifs au développement, à l’implantation et à l’utilisation du calendrier de conservation des documents de l'UdeM.

Contenu : liste des documents inactifs, dossier d’élaboration des règles (projets de règles, références, documentation), formulaires d’approbation, calendrier de conservation diffusé aux unités (général ou spécifique).
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : tant que les règles de conservation sont en vigueur*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que les règles de conservation sont en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* La liste des documents inactifs est versée aux archives historiques dès sa création.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les formulaires d'approbation des règles de conservation, la version cumulative du calendrier de conservation et la liste des documents inactifs.

Éliminer les dossiers d'élaboration et de mise à jour (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11140-Documents semi-actifs

Documents relatifs au programme de gestion des documents semi-actifs de l'UdeM.

Contenu : bordereaux de transfert et de rappel de documents semi-actifs.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : conserver les bordereaux de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs. Les bordereaux de rappel sont éliminés 1 an après le retour des documents au dépôt (voir la colonne Sécurité).

Semi-actif : 2 ans

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Conserver les bordereaux de transfert tant que les documents sont conservés au dépôt des documents semi-actifs, puis éliminer (voir la colonne Sécurité). Les bordereaux de rappel (copies du demandeur) sont éliminés une fois les documents retournés au dépôt (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11150-Documents essentiels

Gestion des documents essentiels
Documents relatifs à la mise en application du programme de gestion des documents essentiels de l'UdeM (documents à protéger en cas de sinistre).

Contenu : liste des documents essentiels, mesures de protection et de sécurité adoptées, procédures de traitement, contrôle de la circulation des documents et autres.

Renvoi(s)
Pour le programme de gestion des documents essentiels : U01-Directives et procédures
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Tant que le programme de gestion des documents essentiels est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir la colonne Sécurité)

Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11150-Documents essentiels

Gestion des procès-verbaux
Documents relatifs au programme de gestion des procès-verbaux de l'UdeM.

Contenu : liste des comités, inventaire des procès-verbaux, liste des résolutions, bordereaux d’indexation, formulaires de contrôle de la consultation des documents et autres.
Principal
Détenteur(s) : Secrétariat général

Actif : tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que le programme de gestion des procès-verbaux est en vigueur ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Éliminer les formulaires de travail après utilisation (voir la colonne Sécurité).
Tri par l'unité
Verser aux archives la liste des comités et l'inventaire cumulatif des procès-verbaux.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11160-Élimination de documents

Documents relatifs au processus d’élimination de documents administratifs de l'UdeM.

Contenu : avis de destruction, formulaire d’autorisation d’élimination, formulaire de collecte et de destruction de documents confidentiels et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de l'élimination de documents administratifs

Actif : 3 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire

1 an après l'élimination des documents, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les avis de destruction et les formulaires d'autorisation d'élimination.

Éliminer les certificats de collecte et de destruction des documents confidentiels (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11170-Micrographie

Documents relatifs aux opérations de micrographie des documents administratifs de l'UdeM.

Contenu : dossier de projet, description des documents à microfilmer, notes, rapport d’évaluation et de faisabilité, rapport de réalisation technique, désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, attestation de reproduction, déclaration sous serment (reproduction et destruction de documents), avis de destruction et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la micrographie

Actif : tant que le projet de micrographie est en vigueur

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que le projet de micrographie est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les procédures associées au processus de microfilmage, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les dossiers de planification et de réalisation des opérations (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11180-Numérisation

Documents relatifs aux opérations de numérisation des documents administratifs de l'UdeM.

Contenu : dossier de projet, description des documents à numériser, notes, rapport d’évaluation et de faisabilité, rapport de réalisation technique, désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, attestation de reproduction, déclaration sous serment (reproduction et destruction de documents), avis de destruction et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives et autres unités responsables de la numérisation

Actif : tant que le projet de numérisation est en vigueur

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire

Tant que le projet de numérisation est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les procédures associées au processus de numérisation, les documents attestant la désignation des personnes autorisées à reproduire les documents, les déclarations sous serment et les documents afférents témoignant de la reproduction et de la destruction des documents.

Éliminer les dossiers de planification et de réalisation des opérations (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11190-Modèles et formulaires

Documents relatifs au programme de gestion des formulaires de l'UdeM (analyse, conception, production et distribution).

Contenu : demande de production de formulaire, esquisse, original du prêt à imprimer, commande, inventaire, formulaire de distribution et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la gestion du formulaire

Actif : tant que le formulaire est utilisé*

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que le formulaire est utilisé*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les réquisitions et les documents reliés aux réimpressions peuvent être éliminés après 2 ans (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives un spécimen vierge du formulaire.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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