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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11200-Ressources documentaires (bibliothèques)

Documents relatifs aux ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11210-Dossier de gestion (ressources documentaires)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11220-Acquisition (ressources documentaires)

Documents relatifs au développement des collections et au contrôle du processus d’acquisition des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, réquisitions d’achat, bons de commande, factures, gestion et renouvellement des abonnements, gestion des dons et des legs, correspondance et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : négociation pour l'acquisition de ressources documentaires (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11230-Traitement (ressources documentaires)

Documents relatifs au contrôle du traitement (catalogage, indexation, classement) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : normes et procédures de traitement, dossiers de traitement, listes et inventaires (documents ou pièces à traiter ou en traitement), bordereaux de catalogage, statistiques de traitement et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11240-Préservation (ressources documentaires)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, reliure, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11250-Accessibilité (ressources documentaires)

Documents relatifs à l’accessibilité aux ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : normes et procédures relatives à l'accessibilité (restrictions d’emprunt de volumes à la réserve, d’ouvrages de référence, de publications officielles, de livres rares et autres), listes, statistiques, correspondance et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11260-Diffusion et exploitation (ressources documentaires)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres). Concerne également les documents relatifs à la préparation, l’organisation et la présentation des expositions physiques ou virtuelles

Contenu : demande de consultation, prêt, contrôle des retards et des documents non remis, réservation, prêt entre bibliothèques*, référence, téléréférence, catalogues, répertoires, instruments de recherche, statistiques de consultation ou d’utilisation, gestion de la réserve de documents sélectionnés par le personnel enseignant et autres. Contient également les documents suivants : liste des oeuvres, texte didactique, correspondance, plans d’aménagement, reproductions de pièces exposées, contrats d’assurance, catalogues d’expositions, communiqués de presse, cartons d’invitation et autres.

* Pour les demandes d'emprunts entre bibliothèques, voir ligne suivante.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11260-Diffusion et exploitation (ressources documentaires)

Demande d'emprunt entre bibliothèques
Formulaire utilisé lors d'une demande d'emprunt entre bibliothèques. Il permet d'obtenir, d'un autre établissement, des documents ou des photocopies de documents qui ne font pas partie des collections des bibliothèques de l'UdeM ou d'obtenir, pour des bibliothèques, centres de documentation, entreprises ou autres établissements, des documents disponibles dans les bibliothèques de l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : Service du prêt entre bibliothèques

Actif : 1 an

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11270-Usagers (ressources documentaires)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources documentaires et des collections de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : demande de code d’accès aux banques de données documentaires, privilèges particuliers, attribution et location de salles de travail ou de consultation, services de reproduction des documents, évaluation des besoins, documents relatifs aux formations offertes aux usagers et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11280-Disposition (ressources documentaires)

Documents relatifs à la disposition (élagage, surplus, ventes, dons) des ressources documentaires de l'UdeM (volumes, revues, brochures, livres rares, documents audiovisuels, ressources électroniques et autres).

Contenu : normes et procédures relatives à la disposition, listes, statistiques, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour la récupération et le recyclage : 10500-Développement durable
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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