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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11300-Ressources muséologiques

Documents relatifs aux ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11310-Dossier de gestion (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11320-Acquisition (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle du processus d’acquisition des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, gestion des dons et des legs, correspondance et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11330-Traitement (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle du traitement (description, indexation, classement) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : normes et procédures de traitement, dossiers de traitement, listes et inventaires (documents ou pièces à traiter ou en traitement), statistiques de traitement et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11340-Préservation (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11350-Diffusion et exploitation (ressources muséologiques)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres). Concerne également les documents relatifs à la préparation, l’organisation et la présentation des expositions physiques ou virtuelles.

Contenu : prêt de pièces muséologiques à des fins d’exposition physique, statistiques de consultation ou d’utilisation, liste des oeuvres, texte didactique, correspondance, plans d’aménagement, reproductions de pièces exposées, contrats d’assurance, catalogues d’expositions, communiqués de presse, cartons d’invitation et autres.

Renvoi(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les expositions réalisées ou reçues par l'UdeM ou ses unités : 05440-Expositions
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11360-Usagers (ressources muséologiques)

Documents relatifs aux services rendus à la clientèle des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : évaluation des besoins, statistiques, correspondance et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : informations relatives à un usager en particulier, listes d'usagers.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11370-Disposition (ressources muséologiques)

Documents relatifs à la disposition (ventes, dons) des ressources muséologiques de l'UdeM (collections d’oeuvres d’art, scientifiques et autres).

Contenu : normes et procédures relatives à la disposition, listes, statistiques, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour la récupération et le recyclage : 10500-Développement durable
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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