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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11400-Fonds d'archives historiques

Documents relatifs aux fonds d’archives historiques de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11410-Dossier de gestion (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la gestion générale des fonds d’archives historiques de l'UdeM.
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11410-Dossier de gestion (fonds d'archives historiques)

Dossier de fonds d'archives historiques
Dossiers de gestion des fonds d’archives historiques de l'UdeM

Contenu : listes et inventaires, bordereaux de versement, documents relatifs aux traitements préliminaire et définitif, à la mise en valeur des archives, entente de cession et autres.

Renvoi(s)
Pour les copies originales des contrats signés : U12-Contrats et ententes
Pour les dossiers d'acquisition et les restrictions d'accès à un fonds d'archives spécifique : 11420-Acquisition des archives historiques
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture. Les dossiers comprenant les bordereaux de versement finaux sont conservés à l'actif aussi longtemps que le fonds est conservé par l'UdeM.

Semi-actif : conserver les dossiers aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Conserver les dossiers de projets, quels qu'ils soient, jusqu'à leur fermeture, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11420-Acquisition (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle du processus d’acquisition des fonds et collections d’archives historiques de l'UdeM.

Contenu : dossiers d’acquisition, d’évaluation et de référence, convention d’acquisition, gestion des dons et des legs, restrictions d'accès, correspondance et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans après la dernière note au dossier*

Semi-actif : conserver aussi longtemps que la ressource est conservée par l'UdeM

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la dernière note au dossier*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.

* Les documents de travail relatifs aux évaluations monétaires (par exemple les copies d'instruments de recherche ou les copies de contrat d'acquisition transmis aux évaluateurs) sont éliminés une fois que l'évaluation monétaire est complétée (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers d'évaluation et d'acquisition, ainsi que la liste des acquisitions annuelle si elle n'apparaît pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11430-Traitement (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle du traitement (description, indexation, classement, élagage) des archives historiques de l'UdeM.

Contenu : normes et procédures de traitement, cadre de classement des archives imprimées, registre des descripteurs, fichier autorité, statistiques de traitement et autres.

Renvoi(s)

Pour le traitement d'un fonds d'archives spécifique : 11410 - Dossier de fonds d'archives
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans ou aussi longtemps que le document est en vigueur*

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou aussi longtemps que le document est en vigueur, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents d'origine externe peuvent être éliminés avant que les dossiers ne deviennent semi-actifs (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les dossiers documentant les projets spéciaux ou les décisions de traitements exceptionnelles, ainsi que les statistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11440-Préservation (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la préservation (restauration, entreposage, protection) des archives historiques de l'UdeM.

Contenu : normes et procédures de préservation, dossiers de préservation (préparation matérielle, reliure, restauration), listes et inventaires, statistiques et autres.

Renvoi(s)

Pour les documents relatifs à la préservation d'un fonds d'archives spécifique : 11410-Dossier de fonds d'archives
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les normes et procédures de préservation, tout document résumant des mesures particulières de préservation, les relevés annuels des conditions ambiantes des lieux de conservation, ainsi que les statistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11450-Accessibilité (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à l’accessibilité aux archives historiques de l'UdeM.

Contenu : normes et procédures relatives à l'accessibilité (restrictions d’accès), listes, correspondance et autres.
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les normes et procédures liées à l'accessibilité des fonds d'archives.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11460-Diffusion et exploitation (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs au contrôle de la diffusion et de l’exploitation des archives historiques de l'UdeM, notamment pour la préparation, l’organisation et la présentation d’activités de mise en valeur des archives.

Contenu : demande de consultation, prêt de documents à des fins d’exposition physique, référence, téléréférence, catalogues, répertoires, instruments de recherche, statistiques de consultation ou d’utilisation et autres.

Renvoi(s)

Pour les protocoles, contrats et ententes : U12-Contrats et ententes
Pour les expositions réalisées par la DGDA : 05440-Expositions
Pour les catalogues, répertoires et instruments de recherche publiés à des fins de diffusion : 12420-Publications administratives
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : 1 an

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Pour les protocoles, contrats et ententes, utiliser les durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité associés à la subdivision uniforme U12-Contrats et ententes.
Tri par la DGDA
Verser aux archives historiques les catalogues, répertoires et instruments de recherche disponibles, ainsi que les statistiques cumulatives des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources archivistiques si elles n'apparaissent pas au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11460-Diffusion et exploitation (fonds d'archives historiques)

Demande de recherche
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 1 an

Semi-actif : 9 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives un spécimen de demande par année choisi aléatoirement parmi toutes les demandes.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11470-Usagers (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des archives historiques de l'UdeM.

Contenu : normes et procédures, évaluation des besoins et autres.

Renvoi(s)

Pour les demandes de recherche de la part d'usagers spécifiques : 11460-Diffusion et exploitation (fonds d'archives historiques)
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colone Sécurité)
Verser aux archives Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11480-Disposition (fonds d'archives historiques)

Documents relatifs à la disposition (transferts, ventes, dons) des archives historiques de l'UdeM.

Contenu : normes et procédures relatives à la disposition, listes, statistiques, correspondance et autres.

Renvoi(s)
Pour le processus d’élimination de documents administratifs : 11160-Élimination de documents
Pour la récupération et le recyclage : 10500-Développement durable
Pour les documents relatifs à la disposition des documents concernent un fonds d'archives spécifique : 11410-Dossier de fonds d'archives historiques
Principal
Détenteur(s) : Division de la gestion de documents et des archives

Actif : 1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
1 an après la disposition ou aussi longtemps que les documents sont en vigueur ou jusqu'à leur remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les statistiques, les normes et les procédures en matière de disposition des ressources documentaires ainsi que de la liste des fonds d'archives historiques dont l'UdeM s'est départie, à moins que ces informations n'apparaissent au rapport annuel.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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