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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11500-Audiovisuel et multimédia

Documents relatifs aux ressources audiovisuelles et multimédias de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11510-Dossier de gestion (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources audiovisuelles et multimédias de l'UdeM.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11520-Équipements (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement audiovisuels et photographiques de l'UdeM

Contenu : inventaire, réquisition d’achat, formulaire d’enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d’entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation, de disparition d’appareils et autres.
Principal
Détenteur(s) : TI et autres unités responsables de l'équipement

Actif : 1 an (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11530-Usagers (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources audiovisuelles et photographiques de l'UdeM : privilèges particuliers, services spécifiques, évaluation des besoins et autres.
Principal
Détenteur(s) : TI

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les rapports et statistiques témoignant des activités de fréquentation ou d'utilisation des ressources audiovisuelles et photographiques.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents confidentiels.

11540-Productions (audiovisuel et multimédia)

Documents relatifs aux productions audiovisuelles et photographiques (photographies, enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres), réalisées ou reçues par l'UdeM ou ses unités.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11541-Dossier de gestion (Productions)

Documents relatifs à la conception, la réalisation et la production de documents audiovisuels (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) et photographiques (épreuves, négatifs, diapositives et autres), à la gestion de la réalisation externe de travaux en ce domaine de même qu’aux différents services techniques offerts aux membres de l’UdeM et aux clientèles externes.

Contenu : dossier technique et budget relatifs aux productions audiovisuelles et photographiques produites par l'UdeM et concernant ses activités.

Renvoi(s)
Pour les productions elles-mêmes : 11542-Productions audiovisuelles et 11543-Productions photographiques
Principal
Détenteur(s) : TI, Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents fournissant des informations significatives sur la nature, le contenu (date, événement, personnes photographiées ou impliquées et autres) et le processus de production (contrat, licence de droit d'auteur, scénario et autres).

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11542-Productions audiovisuelles

Exemplaire maître, de reproduction et de diffusion
Exemplaire maître, exemplaire de reproduction et exemplaire de diffusion des productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) réalisées par l'UdeM ou ses unités.

Renvoi(s)
Pour la gestion des productions audiovisuelles : 11541-Dossier de gestion (productions)
Principal (exemplaire maître et de reproduction)
Détenteur(s) : TI ou autres unités productrices

Actif : jusqu'à la fin de la production

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire (exemplaire de diffusion)
Jusqu'à la fin du cycle de diffusion, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les productions audiovisuelles utilisées à des fins d'enseignement. Un tri des autres productions est effectué 15 ans après le versement.

Éliminer les autres productions (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11542-Productions audiovisuelles

Chutes
Chutes des productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) réalisées par l'UdeM.
Principal
Détenteur(s) : TI ou autres unités productrices

Actif : tant que réutilisables en
production

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Éliminer à moins d'avis contraire de l'unité productrice (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11542-Productions audiovisuelles

Productions externes reçues par l'UdeM
Productions audiovisuelles (enregistrements sonores, bandes vidéo, films et autres) reçues par l'UdeM ou ses unités.
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : jusqu'à la fin du cycle de diffusion

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Tri par l'unité
Verser aux archives les productions audiovisuelles sur la base de l'originalité ou de la rareté de l'information contenue dans le document relativement à l'histoire de l'UdeM ainsi qu'à son mandat d'enseignement et de recherche.

Éliminer les autres productions (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11543-Productions photographiques

Productions photographiques (épreuves, positifs, négatifs, diapositives et autres) réalisées ou reçues par l'UdeM ou ses unités et représentant des personnes, des objets ou des édifices de l'UdeM ou illustrant des événements concernant ses activités.

Renvoi(s)
Pour la gestion des productions audiovisuelles : 11541-Dossier de gestion
Principal
Détenteur(s) : Bureau des communications et des relations publiques et autres unités productrices

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les documents sélectionnés selon l'importance des sujets traités (en lien avec les activités et réalisations de l'UdeM ou de ses unités), la nature des documents, la qualité technique des productions, l'intelligibilité de l'information ou la qualité du support, les besoins des usagers, l'identification et les restrictions.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

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