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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

11600-Informatique

Documents relatifs aux ressources informatiques de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

11610-Dossier de gestion (informatique)

Documents relatifs à la gestion générale des ressources informatiques de l'UdeM.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11620-Équipements (informatique)

Documents relatifs à la gestion du matériel et de l’équipement informatiques de l'UdeM.

Contenu : inventaire, réquisition d’achat, formulaire d’enregistrement, liste de distribution, formulaire de prêt, de réservation et d’entretien, rapport de difficultés techniques, de réparation, de disparition d’appareils et autres.
Principal
Détenteur(s) : TI

Actif : 3 ans (documents relatifs à la distribution, l'installation, le prêt et la réservation de l'équipement) ou tant que l'équipement est conservé par l'UdeM (documents relatifs à l'achat, l'entretien et la réparation)

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11630-Usagers (informatique)

Documents relatifs aux droits d’utilisation accordés et aux services rendus à la clientèle utilisatrice des ressources informatiques de l'UdeM.

Contenu : demande de code d’accès aux systèmes informatiques, privilèges particuliers, demande de traitement informatique spécifique, évaluation des besoins et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

11640-Logiciels et progiciels

Documents relatifs aux logiciels, progiciels et programmes informatiques utilisés pour assurer le fonctionnement et la gestion des systèmes informatiques de l'UdeM.

Contenu : dossier d’achat, de prêt ou de location, dictionnaires de données, programmes créés par l'UdeM, programmes acquis, documentation de système, inventaire des logiciels, progiciels et programmes informatiques et autres.
Principal
Détenteur(s) : TI et autres unités responsables d'un logiciel ou progiciel

Actif : tant que le logiciel, progiciel ou programme informatique est utilisé*

Semi-actif : tant que des données peuvent être exploitées, doivent demeurer accessibles ou être transférées dans un nouveau programme informatique

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que le logiciel, progiciel ou programme informatique est utilisé*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents relatifs au prêt et à la location de logiciels, progiciels ou programmes informatiques doivent être éliminés 1 an après la fermeture du dossier (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de la création et de la conception du logiciel ou progiciel créé par l'UdeM et la documentation publiée par l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

11650-Systèmes informatiques

Documents relatifs à la gestion et au fonctionnement des systèmes informatiques de l'UdeM.

Contenu : inventaire et description des systèmes informatiques, dossier de développement et de maintenance des systèmes, autorisations d’utilisation des ressources informatiques, statistiques d’utilisation, fichier des codes valides, inventaire des fichiers informatiques, inventaire des rubans et cassettes, codes d’accès des utilisateurs, documents de support et autres.
Principal
Détenteur(s) : TI

Actif : tant que le système existe ou que le compte du client est actif*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que le système existe ou que le compte du client est actif*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents de support doivent être éliminés 2 ans après la fermeture du dossier (formulaires internes de demandes de développement non retenues, formulaires d'utilisation des systèmes, demandes de production et autres) (voir la colonne Sécurité).
Tri par l'unité
Verser aux archives le dossier de développement des systèmes informatiques (description du projet, documentation, requérant, coûts) et les statistiques d'utilisation.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

11660-Sites Web

Documents relatifs à la création, la mise à jour et le développement du site Web de l'UdeM ou de ses unités.

Contenu : dossier de création du site (pages de présentation, menus, textes d’information, images, documents audiovisuels intégrés au site Web, liste des hyperliens), documents de mise à jour et de développement, commentaires reçus, liste des sites Web de l'UdeM et autres.
Principal
Détenteur(s) : Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables d'un site Web

Actif : tant que le site Web existe*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que le site Web existe*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents de support (notamment les anciennes versions des différentes sections d'information) doivent être éliminés après 3 ans (voir la colonne Sécurité).
Tri par l'unité
Verser aux archives la liste des sites Web de l'UdeM et les documents représentatifs de la création et de l'évolution de la structure et des éléments majeurs du site Web. Les documents importants inclus dans les différentes pages du site doivent faire l'objet de règles de gestion distinctes (chaque unité responsable d'un site doit s'assurer de l'application de la présente règle et de toute règle assurant la préservation des informations ou documents recueillis, transmis ou échangés par l'intermédiaire de son site Web).

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

11670-Sécurité informatique

Documents relatifs à la sécurité informatique (protection des systèmes et des biens informatiques, préservation de la confidentialité et de la fiabilité des données).

Contenu : directives et procédures, communiqués, plan de sauvegarde des données, analyses et autres.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

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