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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

12300-Publicité et relations avec les médias

Documents relatifs à la publicité et aux relations avec les médias.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

12310-Publicité et marketing

Documents relatifs aux plans de communication, campagnes publicitaires, commandites, activités de marketing utilisés pour faire la promotion des activités et produits de l'UdeM. Concerne également les textes présentant l'UdeM diffusés dans des publications de type répertoire (ex. : Commonwealth University Yearbook, Répertoire des universités canadiennes de l’AUCC).

Contenu : dépliants, affiches, encarts publicitaires, publicité diffusée dans les médias écrits (journaux, revues), électroniques (radio, télévision, Internet) ou affichée dans les endroits publics (affiches, présentoirs et autres).

Renvoi(s)
Pour les activités de promotion organisées dans le but de recruter de nouveaux étudiants : 02120-Recrutement
Principal
Détenteur(s) : Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de la publicité et du marketing

Actif : 2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans ou jusqu'au remplacement d'un document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les plans de communication, documents promotionnels (dépliants, affiches, enregistrements sonores et vidéos, contenu des bannières publicitaires diffusées sur Internet et autres), programmes, comptes rendus et rapports d'activités de promotion et de campagnes publicitaires (statistiques, enquête sur les résultats, analyse des impacts).

Éliminer les documents de support et de préparation (voir la colonne Sécurité).
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Versions en cours d'élaboration ou de révision : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

12320-Relations de presse

Documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l'UdeM (coupures et revues de presse). Concerne également les documents utilisés par l'UdeM pour aviser les médias de la tenue d’un événement majeur, d’une activité importante ou de toute autre information qu’elle désire communiquer au grand public (communiqués et conférences de presse).
Principal
Détenteur(s) : Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables des relations de presse

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les communiqués, coupures et revues de presse traitant directement ou indirectement de l'UdeM, un spécimen de carton d'invitation à une conférence de presse et de dossier d'information complet remis aux journalistes (communiqués de presse, documents d'information et de promotion, photographies et autres).

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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