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Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

12400-Publications (UdeM)

Documents relatifs aux publications de l'UdeM.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour le droit d’auteur : 06360-Droit d’auteur
Pour le dépôt légal : 06370-Dépôt légal
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

12410-Gestion des publications

Documents relatifs à la préparation, l’édition et la diffusion des publications internes et des publications savantes ou scientifiques impliquant l'UdeM, ses unités ou ses membres (livres, revues, affiches, rapports, brochures, bulletins, annuaires et autres).

Contenu : manuscrit, tapuscrit et document préparatoire, dossier de projet d’édition retenu ou non (correspondance, formulaire, demande de subvention, soumission, publicité et autres), documents financiers liés à la production et la promotion du document.
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que les documents sont en vigueur

Semi-actif : déposer aux archives

Inactif : à venir

Déposer aux archives
Lorsque les documents ne sont plus d'utilité courante, déposer dans SyGED (numérique) ou à la DGDA (papier).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12410-Gestion des publications

Manuscrit / tapuscrit
Document original (volume, revue, etc.) écrit à la main, dactylographié ou sortie d'ordinateur.
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : 1 an

Semi-actif : 15 ans

Inactif : tri par la DGDA

Tri par la DGDA
Verser aux archives le manuscrit ou tapuscrit autographe ou annoté.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12420-Publications administratives

Publications administratives (imprimées ou numérique) produites par ou pour l'UdeM.

Contenu : annuaires, bulletins, brochures, catalogues, circulaires, guides administratifs, journaux publiés par les unités, recueils de notes de cours des professeurs, rapports annuels, revues, volumes et autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion des publications internes : 12410-Gestion des publications
Pour les publications savantes ou scientifiques : 12430-Publications savantes ou scientifiques, voir ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : Bureau des communications et des relations publiques et autres unités responsables de publications

Actif : jusqu'à la parution. Verser aux archives un exemplaire (imprimé ou numérique) des publications, dès la parution.

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur. Avant d'éliminer des publications, s'assurer que la DGDA en possède un exemplaire, puis éliminer (voir la colonne Sécurité).
Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

12430-Publications savantes ou scientifiques

Publications savantes ou scientifiques (imprimées ou numériques) produites par ou pour l'UdeM.

Contenu : bulletins, brochures, revues, volumes ou autres.

Renvoi(s)
Pour la gestion des publications internes : 12410-Gestion des publications
Pour les publications à caractère administratif :12420-Publications administratives, voir ligne précédente.
Principal
Détenteur(s) : Presses de l'UdeM et autres unités responsables de la publication

Actif : tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
Tant que la publication répond aux besoins d'une activité de l'unité, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives les publications n'ayant pas de dépôt légal.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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