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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

12500-Cérémonies officielles et événements spéciaux (UdeM)

Documents relatifs aux cérémonies officielles et événements spéciaux de l'UdeM : cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.

Renvoi(s)
Pour les événements relatifs à l’histoire de l'UdeM (célébrations historiques, fêtes ou cérémonies de commémoration, dévoilement d’une plaque ou d’un monument et autres) : 06110-Historique
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

12510-Dossier de gestion (cérémonies officielles et événements spéciaux)

Documents relatifs aux cérémonies, collations des grades, célébrations, inaugurations, visites, fêtes, anniversaires, réceptions, manifestations, lancements et autres événements spéciaux organisés par l'UdeM et ses différentes unités.

Contenu : listes d’invitations et de présences, cartons d’invitation, programmes, publicité, affiches, dépliants, documentation, coupures de presse, photographies, textes des allocutions, notes diverses (protocole, déroulement, sécurité, banquet) et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'organisation de la cérémonie ou de l'événement spécial

Actif : 2 ans après la tenue de l'événement

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans après la tenue de l'événement, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les communiqués de presse, programmes d'activités, registre de visiteurs, liste d'invités et de présences, photographies, allocutions, documentation significative, publications de l'UdeM, spécimen de carton d'invitation, documents de promotion (dépliants, affiches, etc.) liés aux événements majeurs organisés par l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les documents de support à l'organisation (formulaires de réservation, réquisitions publicitaires, mesures de sécurité et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : coordonnées des invités, listes d'invitation.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12520-Livre d'or

Document papier relié (registre, cahier ou autres) ou numérique utilisé pour souligner la tenue de cérémonies officielles et événements spéciaux et dans lequel sont consignées les signatures des personnalités reçues ou honorées par l'UdeM ou ses unités.
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : tant que le document n'est pas complété

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Verser aux archives Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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