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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

12600-Prix et distinctions (UdeM)

Documents relatifs aux différentes distinctions décernées par l'UdeM : doctorat honoris causa, médaille, diplôme de mérite artistique ou scientifique, titre de professeur émérite, prix d’excellence en enseignement et autres.

Contenu : curriculum vitae des candidats et récipiendaires, lettres d’appui, texte de présentation, allocution de remerciements, communiqué de presse, allocution d’un représentant de l'UdeM, carte d’invitation, correspondance, extrait de procès-verbal de l’instance ayant approuvé l'attribution de la distinction, copie des diplômes ou certificats décernés, liste des récipiendaires et autres.

Renvoi(s)
Pour les services d’aide financière aux étudiants : 05132-Prêts, bourses et prix de l'UdeM et 05133-Prêts, bourses et prix externes
Pour les autres prix externes : 06600-Relations externes
Pour les documents des comités de sélection : 07000-Comités et autres organismes (UdeM)
Principal
Détenteur(s) : unité décernant la distinction honorifique

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives la liste et les dossiers des récipiendaires (CV, date et nature de l'honneur obtenu, champ d'activité, discipline), les modalités d'attribution, les documents illustrant le déroulement de la cérémonie d'attribution, la liste des candidats non retenus et les copies des certificats et diplômes honorifiques décernés.

Éliminer les dossiers des candidats non retenus et les documents de support non significatifs (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : curriculum vitae des candidats et des récipiendaires, lettres d'appui, coordonnées des invités, listes d'invitation.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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