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Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

12700-Congrès, colloques, conférences

Documents relatifs aux colloques, conférences, congrès.

Contenu : classer à ce niveau les documents de nature trop générale pour être classés à un niveau plus spécifique.
Utiliser les durées de conservation associées aux subdivisions uniformes. Utiliser les modes de disposition associés aux subdivisions uniformes. Utiliser les règles de sécurité associées aux subdivisions uniformes.

12710-Événements internes

Événements organisés par l'UdeM
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences organisés par l'UdeM ou ses unités.

Contenu : correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.

Renvoi(s)
Pour les frais de réception et de représentation : 09320-Dépenses
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de congrès ou du colloque

Actif : 2 ans

Semi-actif : 5 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'organisation et de la tenue des congrès et colloques selon la nature et l'importance des sujets traités et en considérant la mission de l'UdeM (procès-verbaux du comité organisateur, programme, actes du congrès, états financiers, textes des conférences, listes des participants).

Éliminer les documents de support (réservation de locaux et de matériel, logistique, gestion financière et autres) (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : coordonnées des invités, listes des participants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12710-Événements internes

Événements tenus à l'UdeM mais non organisés par elle
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus à l'UdeM ou dans ses unités.

Contenu : correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.

Renvoi(s)
Pour les frais de réception et de représentation : 09320-Dépenses
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du congrès ou du colloque

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives le programme.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : coordonnées des invités, listes des participants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12720-Événements externes

Événements auxquels participent des membres de l'UdeM
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM participent.

Contenu : correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.

Renvoi(s)
Pour les frais de réception et de représentation : 09320-Dépenses
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par l'unité

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par l'unité
Verser aux archives le programme, le texte de la communication et les rapports préparés par le représentant de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : coordonnées des invités, listes des participants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

12720-Événements externes

Événements auxquels assistent des membres de l'UdeM sans y participer
Documents relatifs aux congrès, colloques et conférences tenus ou organisés par un organisme externe et auxquels des membres de l'UdeM assistent.

Contenu : correspondance, programme, actes (textes des conférences), liste des participants, affiches, documents financiers et autres.

Renvoi(s)
Pour les frais de réception et de représentation : 09320-Dépenses
Principal
Détenteur(s) : toutes les unités

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
2 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : coordonnées des invités, listes des participants.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

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