Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives

Règles de gestion des documents

Comment ça fonctionne?

Les règles de gestion comprennent trois volets interreliés : classification, conservation et sécurité. Chaque règle couvre une série documentaire et prend la forme suivante :

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

Comment doivent être organisés les documents numériques et papier? Comment mieux les repérer?

Les règles sont organisées en une structure de classification, issue du Système officiel de classification (SOC), qui tient compte de l’ensemble des documents institutionnels de l’Université. Les documents et les dossiers administratifs sont répartis entre les 12 séries officielles, selon l’ordre des codes, afin d’assurer l'uniformisation de la classification des documents dans les unités. Cette section comprend pour chaque série:

  • Le code de classification
  • Son titre
  • Une description
  • Son contenu
  • Des renvois
  • Des suggestions de classement

 

Combien de temps les documents doivent-ils être conservés et qui en est responsable?

Pour chaque sous-série, une durée de conservation est prescrite selon les détenteurs des documents. Cette section comprend l'information relative :

  • aux détenteurs des exemplaires principal et secondaires
  • aux durées de conservation à l'actif et au semi-actif

 

Quels sont les documents qui doivent être éliminés et quels sont ceux à envoyer à la DGDA?

Lorsqu’ils n’ont plus d’utilité prévisible pour l’unité, les documents sont éliminés, à moins qu’ils ne possèdent une valeur patrimoniale. Les documents à valeur patrimoniale sont alors cédés à la DGDA au moment de leur versement et font dès lors partie des archives historiques de l’UdeM. Les modes de disposition possibles sont les suivants :

  • Éliminer 
  • Verser aux archives 
  • Tri 
  • Déposer aux archives

Où doivent être conservés les documents? Par quels moyens procéder à la destruction des documents papier?

Si les documents contiennent des renseignements confidentiels ou hautement confidentiels, des restrictions s’appliquent quant à la façon de les conserver et de les éliminer. Les règles permettent d’identifier le traitement approprié à ces renseignements en vue de les sécuriser. Cette section comprend de l'information sur :

  • les lieux de conservation
  • la transmission
  • l'élimination des dossiers papier

Pour aller plus loin, consulter les Principes des règles de gestion des documents (format PDF).

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives