Rechercher dans :

Division de la gestion de documents et des archives


Règles de gestion des documents

Subdivisions spécifiques

Une subdivision spécifique est un niveau de classification permettant de subdiviser certaines séries ou sous-séries, selon les besoins particuliers de celles-ci. Les subdivisions spécifiques suivantes s'appliquent uniquement à la série 07000-Comités et autres organismes (UdeM).

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

S01-Dossiers-séances*

Ensemble des documents afférents réunis et utilisés lors d’une séance d’assemblée délibérante d’un organisme, ainsi que les pièces de correspondance expédiées par l’organisme pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations.

Contenu : convocation à la séance, ordre du jour, projet de procès-verbal de la séance antérieure, correspondance reçue dont il est fait état au cours d’une séance, documents distribués pour information, documents de travail, correspondance expédiée pour donner suite aux décisions prises au terme des délibérations.

* Pour les comités de nomination ou de renouvellement de nomination d'officiers de l'UdeM (recteur, vice-recteur, doyen, directeur de département), voir la ligne suivante.
Principal
Détenteur(s) : unité ou instance responsable du dossier-séance

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 13 ans

Inactif : verser aux archives

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Si l'organisme a cessé d'exister, verser immédiatement les documents aux archives.
Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

S01-Dossiers-séances

Comités de nomination ou de renouvellement de nomination d'officiers de l'UdeM (recteur, vice-recteur, doyen, directeur de département)
Principal
Détenteur(s) : rectorat, vice-rectorat, Secrétariat général

Actif : jusqu'à la fin de la procédure de nomination ou de renouvellement de nomination

Semi-actif : jusqu'après une prochaine nomination ou renouvellement de nomination

Inactif : verser aux archives

Secondaire
Jusqu'à la fin de la procédure de nomination ou de renouvellement de nomination, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

S02-Élection

Documents relatifs à l’organisation d’une élection, d’une consultation ou d’un référendum.

Contenu : organisation du scrutin, procédure d’élection, affichage, liste des personnes mises en candidature, bulletins de vote, formulaires ayant servi au dépouillement du scrutin, résultats, procès-verbal du comité d’élection (s’il y a lieu), correspondance et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'élection, de la consultation ou du référendum

Actif : 1 an après la confirmation des résultats*

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la confirmation des résultats, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les bulletins de vote sont éliminés immédiatement après la période de contestation des résultats ou jusqu'à la signature du procès-verbal du scrutin dans le cas d'une consultation pour la nomination d'un officier de l'UdeM (voir la colonne Sécurité).
Tri par la DGDA
Pour les élections ou consultations préalables à la nomination des membres de la direction de l'UdeM, verser aux archives les procès-verbaux du comité d'élection, la liste des membres du collège électoral, le rapport du président d'élection, la procédure d'élection et la correspondance significative (ou l'équivalent dans le cas d'un référendum).

Éliminer les documents de soutien à l'élection et les autres documents (voir la colonne Sécurité).
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

S03-Nomination

Nomination des membres d'un comité
Documents relatifs à la nomination des membres à des instances et comités internes (conseils, commissions, comités, groupes de travail et autres).

Contenu : correspondance, avis d’échéance de mandat, procédures de nomination et documentation relative à la mise en application de ces procédures, liste des nominations et autres.

Renvoi(s)
Pour le cahier de nominations : S03-Nomination - Cahier des nominations
Pour les nominations à des instances et comités externes : 06600-Relations externes ou 01200-Affiliation
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la nomination

Actif : 3 ans ou période équivalente à la durée des mandats, selon l'échéance la plus longue

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
3 ans ou période équivalente à la durée des mandats, selon l'échéance la plus longue, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives la liste cumulative des nominations et les procédures de nomination.

Éliminer les documents de support (voir la colonne Sécurité). Les nominations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.
Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels sensibles ou ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : numéro d'assurance sociale, salaire d'un employé, sollicitations de candidatures, correspondance relative à la nomination, liste de candidats (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Autres documents : consulter les instructions pour les documents confidentiels.

S03-Nomination

Cahier des nominations
Liste des personnes occupant des postes de direction ou participant aux divers comités, instances, conseils ou associations de l'UdeM (ex. : Vade-mecum).

Renvoi(s)
Pour le processus de nomination des membres d'un comité : S03-Nomination - Nomination des membres d'un comité
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des nominations

Actif : jusqu'au remplacement du document par une nouvelle version

Semi-actif : n/a

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'au remplacement du document par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives un portrait semestriel du cahier des nominations.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité). Les nominations approuvées par les instances décisionnelles de l'UdeM sont conservées avec les documents de ces instances.
Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

S04-Organisation des réunions

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des réunions.

Contenu : correspondance échangée en vue de l’organisation des réunions, brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des documents

Actif : tant que les documents sont en vigueur ou 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale des documents

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Tant que les documents sont en vigueur ou 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale des documents, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents contenant des renseignements personnels : consulter les instructions pour les documents confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier, coordonnées personnelles des membres.

Cadenas_vert

Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

S05-Procès-verbaux

Le procès-verbal est le témoin autorisé des délibérations et décisions de l’assemblée délibérante d’un organisme. À ce titre, il a une triple fonction : une fonction administrative, une fonction juridique ou légale et une fonction documentaire et historique.
Principal
Détenteur(s) : unité ou instance responsable du procès-verbal

Actif : jusqu'à la signature de l'exemplaire officiel ou de l'exemplaire certifié conforme. N.B. : Envoyer cet exemplaire à la DGDA dès la signature.

Semi-actif : 15 ans*

Inactif : verser aux archives

Secondaire
5 ans, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Si l'organisme a cessé d'exister, le procès-verbal est immédiatement versé aux archives.

* Les procès-verbaux sont numérisés à des fins de sécurité.
Verser aux archives Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

Légende : Cadenas_vert Documents non confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents confidentiels | Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge Documents hautement confidentiels

Haut de page

© 2010 - Division de la gestion de documents et des archives