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Division de la gestion de documents et des archives


Règles de gestion des documents

Subdivisions uniformes

Une subdivision uniforme est un niveau de classification permettant de subdiviser toutes les séries ou les sous-séries, selon certains types de documents ou de dossiers. Elle est applicable à toutes les séries ou sous-séries.

Liste des subdivisions uniformes : PDF PDF

CODE, TITRE, DESCRIPTION DURÉE DE CONSERVATION MODE DE DISPOSITION SÉCURITÉ

U01-Directives et procédures

Documents de régie interne (généraux ou spécifiques) élaborés par l'UdeM ou l'une de ses unités dans le but de guider les actions à entreprendre, fournir les étapes à suivre, préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l'atteinte de ses objectifs.

Contenu : procédures, normes, directives, méthodes administratives.

Renvoi(s)
Pour les politiques et règlements de l'UdeM ou ses unités : 06130-Règlements et politiques
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la directive ou procédure

Actif : tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les versions officielles (et toutes les mises à jour) des directives, procédures, normes et méthodes administratives produites par l'UdeM ou ses unités et témoignant du processus de réalisation des différentes activités

Éliminer les dossiers d'élaboration et les procédures très spécifiques (voir la colonne Sécurité).
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Versions en cours d'élaboration ou de révision : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

Versions en vigueur : consulter les instructions pour les documents non confidentiels publics.

U02-Rapport

Documents constitués de données qualitatives et quantitatives résumant les activités de l'UdeM ou ses unités pour une période de temps déterminée (rapports d'activités) et documents créés par l'UdeM ou ses unités, faisant la synthèse d'une question liée à la gestion administrative ou académique de l'UdeM (rapports d'analyse, rapports d'études, rapports d'étapes, etc.).

Renvoi(s)
Pour les rapports annuels publiés sous forme d'imprimé ou numérique : 12420-Publications administratives
Pour les rapports reçus de l'extérieur : 06600-Organismes externes - Publications externes
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du rapport

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux rapports dont le sujet ne fait pas l'objet de règles de gestion spécifiques.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les rapports d'activités cumulatifs et récapitulatifs témoignant de façon significative des principales réalisations de l'UdeM ou ses unités sur une base annuelle ou sur une base périodique plus fréquente en l'absence de données annuelles. Verser également les études et analyses portant sur un sujet relié directement à la mission, au mandat ou aux activités de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l'unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U03-Statistiques

Documents contenant des données statistiques touchant divers aspects de la gestion administrative et académique de l'UdeM ou ses unités.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des statistiques

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les statistiques cumulatives et récapitulatives permettant de suivre l'évolution des principales activités de l'UdeM ou ses unités sur une base annuelle ou sur une base périodique plus fréquente en l'absence de données annuelles.

Éliminer les documents de référence dont les données ont été utilisées et récapitulées dans les versions finales des rapports statistiques (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U04-Enquête et sondage

Ensemble des documents reliés à la conception et à la réalisation d'une enquête ou d'un sondage pour l'UdeM ou ses unités.

Contenu : correspondance, questionnaires, rapports d'interprétation des données, rapport final et documentation diverse.

Renvoi(s)
Pour les enquêtes et sondages externes : 06600-Relations externes
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de l'enquête ou du sondage

Actif : 1 an après l'analyse du sondage ou la publication des résultats

Semi-actif : 2 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
1 an après l'analyse du sondage ou la publication des résultats, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents relatifs aux enquêtes et sondages témoignant de l'orientation et du développement des principales activités de l'UdeM ou ses unités (conserver le rapport final et un spécimen du questionnaire utilisé si celui-ci ne fait pas partie intégrante du rapport final).

Éliminer les documents de support (copies de questionnaires, rapports préliminaires, documentation de soutien et autres) (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels sensibles : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier.

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U05-Liste et inventaire

Document contenant des données consignées à des fins de gestion courante.

Contenu : inventaire, liste d'envoi, répertoire, catalogue et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la liste ou de l'inventaire

Actif : tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Tant que le document est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U06-Correspondance*

Correspondance reçue ou envoyée, incluant les mémorandums, les notes de service et tout document de liaison (bordereaux de transmission, accusés de réception, copies conformes, invitations, remerciements, félicitations, voeux, condoléances et autres).

* Pour la correspondance chronologique, utiliser les durées de conservation, modes de dispositions et règles de sécurité des deux rubriques ci-dessous.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : 2 ans*

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
2 ans*, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les documents de liaison sont éliminés 3 mois après l'envoi ou la réception du document (voir la colonne Sécurité).

Remarque(s)
Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'évolution d'activités liées au mandat de l'UdeM.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier, coordonnées (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U06-Correspondance

Correspondance chronologique
Copie des lettres expédiées par une unité classées par ordre chronologique à des fins de suivi et de témoignage de ses activités et réalisations quotidiennes.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable de la correspondance chronologique

Actif : 2 ans

Semi-actif : n/a

Inactif : verser aux archives

Verser aux archives*

* Éliminer les documents papier après leur numérisation de substitution s'il y a lieu (voir la colonne Sécurité).
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Documents contenant des renseignements personnels ou ayant une valeur stratégique élevée pour l’UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.
Ex. : documents relatifs à une personne en particulier, coordonnées (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U07-Document de travail

Document préparatoire à la réalisation de divers rapports, mémoires, études, politiques, règlements, procédures, publications et autres.

Contenu : brouillons, notes ou données préliminaires, documentation de soutien et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du document

Actif : 1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale du document

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an après le dépôt ou la diffusion de la version finale du document, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_rouge Cadenas_rouge Cadenas_rouge

Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U08-Dossier de référence

Dossier dont le sujet ou le thème varie d'une unité à l'autre selon ses besoins et activités spécifiques. Contient une documentation de travail ou d'appui rassemblée par une unité donnée, reliée à ses activités propres et lui servant à des fins de référence dans le cadre de ses opérations.

Contenu : documents d'origine interne ou externe (articles de périodiques, coupures de presse, dépliants, brochures, extraits de volumes, rapports et publications externes, catalogues, documents de références techniques et autres).
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier de référence

Actif : 1 an après la réalisation de l'activité à l'origine du dossier

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
1 an après la réalisation de l'activité à l'origine du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Ces documents ne constituent pas nécessairement des archives au sens de la Loi sur les archives, mais peuvent être utilisés comme document de soutien à la réalisation des activités de l'UdeM ou ses unités. Ils doivent donc être éliminés dès que l'information qu'ils contiennent n'est plus utile ou pertinente (voir la colonne Sécurité).
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U09-Dossier sujet

Dossier se rapportant à un sujet particulier et regroupant divers documents reliés aux activités de l'UdeM ou ses unités.

Contenu : correspondance, rapports, études, statistiques, communiqués, documents de réflexion, coupures de journaux, commentaires et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du dossier

Actif : jusqu'à ce que l'activité à l'origine du dossier soit réalisée

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à ce que l'activité à l'origine du dossier soit réalisée, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

Remarque(s)
Ces durées de conservation, modes de disposition et règles de sécurité s'appliquent uniquement aux documents dont le sujet ne fait pas l'objet d'une règle de gestion spécifique.
Tri par la DGDA
Verser aux archives les documents témoignant de façon significative de l'orientation et du développement des principales activités de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Documents ayant une valeur stratégique élevée pour l'UdeM : consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels (en cas de doute, consulter le gestionnaire de l’unité).

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Autres documents : consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U10-Calendrier d'activités

Document qui, pour une période déterminée, indique la date à laquelle doivent se tenir certains événements ou activités reliés à la vie de l'UdeM ou ses unités.

Contenu : calendrier, programme, horaire, échéancier et autres.
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des activités

Actif : 2 ans

Semi-actif : 3 ans

Inactif : tri par la DGDA

Secondaire
Jusqu'à la fin de la période couverte par le calendrier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Tri par la DGDA
Verser aux archives les calendriers ou programmes illustrant de façon significative les activités reliées directement au mandat de l'UdeM ou ses unités.

Éliminer les autres documents (voir la colonne Sécurité).
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Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U11-Demande de renseignements

Correspondance adressée à l'UdeM par des personnes ou des organismes extérieurs qui désirent obtenir diverses informations d'ordre général ou spécifique concernant son fonctionnement ou la nature de ses activités.

Renvoi(s)
Pour les demandes relatives à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 06342-Demande d’accès à des documents publics et à des renseignements personnels
Principal
Détenteur(s) : unité responsable des demandes de renseignements

Actif : 1 an après la fermeture du dossier

Semi-actif : n/a

Inactif : éliminer (voir la colonne Sécurité)

Secondaire
Jusqu'à la fermeture du dossier, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)
Éliminer (voir la colonne Sécurité) Cadenas_vert

Consulter les instructions pour les documents non confidentiels internes.

U12-Contrats et ententes

Documents légaux confirmant une entente entre l'UdeM ou ses unités et une personne physique ou morale.

Renvoi(s)
Voir aussi 06351-Contrats et ententes
Pour les contrats ou subventions de recherche : 03510-Contrats et subventions (Projets de recherche)
Pour les autorisations de signature des contrats et ententes : 06450-Délégation de pouvoirs
Pour les contrats d’embauche des employés : 08220-Embauche ou 08300-Dossiers individuels – Personnel
Principal
Détenteur(s) : unité responsable du contrat

Actif : jusqu'à la signature du contrat, de l'entente ou de la convention. N.B. : Envoyer l'original du contrat à la DGDA dès la signature.

Semi-actif : tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version*

Inactif : verser aux archives

Secondaire

Tant que le contrat est en vigueur ou jusqu'à son remplacement par une nouvelle version, puis éliminer (voir la colonne Sécurité)

* Les contrats et ententes sont numérisés à des fins de sécurité.
Verser aux archives
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Consulter les instructions pour les documents hautement confidentiels.

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